Foto: Jean-Frederic Fourtier

Vi rekrutterte for mange og brukte for mye penger på personell. Nå skaper konsekvensene av dette avisforsider og trøbbel for NAV-systemet. Hvordan unngår vi det neste gang?

Norsk oljebransje går for tiden gjennom den verste nedturen i manns minne. Kontrakter reforhandles. Selskaper fusjoneres. Folk mister jobben.

Årsaken til at oljebransjen har tapt konkurransekraft gjennom de gode tidene er komplekse, men erkjennelsen blant mange vi i Promineo snakker med, er at vi har mistet kontrollen på en av våre viktigste innsatsfaktorer: kompetansen. Statoil har for eksempel sagt at prosjekter på nye felt hadde en økning i ingeniørtimer per fat på mellom 20 og 50 prosent fra 2003 til 2013. Det er 50 prosent på ti år, uten noen sterk underliggende årsak – det er et tydelig signal om at noe er ute av kontroll.

De siste to årene har vi snakket med til sammen 44 EPC-selskaper over hele verden, fra selskaper med 300 til 6.500 ansatte. Dette har vi gjort for å undersøke hvordan selskapene jobber med å planlegge og styre en arbeidsstokk bestående av ingeniører og teknologer. Tilbakemeldingen er tydelig: de utfordrende tidene har vist at systemene selskapene bruker ikke er sofistikerte nok.

I boom-tider der alle har full faktureringsgrad og nye ingeniører rekrutteres på bussholdeplassen utenfor universitetet er det vanskelig å få øye på suboptimal ressursbruk. Man slår seg til ro med at alle har full bok, men mister samtidig kontrollen over hvilke ingeniører man har, og hvordan de utnyttes. Det er forskjell på full bok og full effektivitet.

Nedbemanner i blinde
Når tidene snur – hvordan vet vi hvem som bør nedbemannes og hvem som representerer fremtiden til selskapet? Og hva om oljeprisen spretter opp igjen – hva gjør vi for å unngå at vi kommer inn i en ny spiral?

68 prosent av de vi har snakket med i vår undersøkelse sier at de bruker regneark for å planlegge ingeniørressurser. Men Excel er ikke bygget for å holde styr på kompetansen, prosjektene og arbeidsmengden til flere hundre ingeniører på tvers av avdelinger og land.

For bedrifter der ingeniørkompetansen er en sentral del av kostnadsbasen er det avgjørende å holde styr på denne innsatsfaktoren. Bedre planlegging og styring av kompetansearbeidere vil gi bedre ressursutnyttelse – og færre støttefunksjoner.

For å kunne gjøre dette, må de riktige verktøyene være på plass. Dette anerkjenner mange av selskapene vi har snakket med – 20 prosent har faktisk investert i egendesignede systemer for dette, og 12 prosent har kjøpt kommersiell hyllevare som er spesialdesignet for å løse denne typen utfordringer.

Men, vi ser at alle som ikke har benyttet hyllevare til å løse utfordringen, altså de som enten bruker regneark eller egendesignede systemer, sier at de har utfordringer med datakvaliteten. De aller fleste klarer ikke å bruke systemene som et grunnlag for strategiske beslutninger om størrelse og struktur på organisasjonene. Årsakene til dette kan være mange: systemene ble gjerne utviklet i gode tider for å løse utfordringene man hadde da, og passer ikke til dagens utfordringer. Eller de er kanskje rett og slett ikke brukervennlige nok.

Men bedre systemer er ikke nok – ledelsen må anerkjenne at hele prosessen med personellplanlegging er av strategisk viktighet for selskapet – og ta eierskap til den. De aller fleste ledere vil i dag si at «right-sizing» er strategisk viktig, men vi ser samtidig at prosessen for å planlegge ressursene gjerne er delegert langt ned i organisasjonen, til noen uten gjennomslagskraft til å gjøre en skikkelig jobb. Det å systematisk kartlegge personellressurser mot behov, og bruke dataene aktivt til forretningsavgjørelser bør være et strategisk imperativ for ledergruppene i kunnskapsbedrifter.

Tid for å rigge for fremtiden
Dette handler om å få bedre kontroll. Kontroll på hvem som kan hva, hvem som jobber med hva, hvordan produktiviteten i selskapet er – og hva man skal jobbe med om seks måneder eller et år. Bedre systemer er veien for å unngå tap av kontroll – samtidig som ledelsen må ta eierskap til prosessen med å fremskaffe god nok informasjon om personellkapasitet og behov, for slik å kunne fatte gode og riktige beslutninger. Nå er riktig tidspunkt for å få på plass disse systemene og denne kulturen, før vi begynner å rekruttere igjen og havner inn i en ny kostnadsspiral.

Skjermbilde 2016-10-13 kl. 10.01.26

Om forfatteren
Leif Arild Åsheim er CEO i Promineo, en internasjonal leverandør av programvare for prosjektstyring og personellplanlegging. Åsheim har internasjonal erfaring fra store utbyggingsprosjekter, og har hatt lederstillinger i profesjonell service- og programvareselskaper i 20 år.